Principer för valberedningen
1. Antal ledamöter
Valberedningen ska bestå av styrelsens ordförande och tre ledamöter, vilka ska bestå av representanter för de till röstetalet tre största aktieägarna, som var och en ska representeras av en ledamot.
2. Utseende av ledamöter
Under det tredje kvartalet varje räkenskapsår ska styrelsens ordförande kontakta de aktieägare som är de tre till röstetalet största i Hemtex och efterfråga dennes representant till valberedningen. Om flera aktieägare träffat överenskommelse om att långsiktigt samverka i aktieägarfrågor (konsortium), bland annat genom ett samordnat utövande av rösträtten på Hemtex bolagsstämmor, och meddelat Hemtex styrelse detta före ingången av det tredje kvartalet, äger styrelsens ordförande behandla dessa som en aktieägare, och ge konsortiet möjlighet att utse en gemensam representant till valberedningen om de i konsortiet ingående aktieägarna tillsammans tillhör de tre till röstetalet största aktieägarna i Hemtex.
Om flera konsortier av aktieägare anmäler sig till styrelsen ska det ovan sagda dock endast gälla ett konsortium, varvid det konsortium som representerar flest antal röster i Hemtex ska äga företräde framför andra konsortier.
Om någon av de tre största aktieägarna inte vill utse en representant till valberedningen ska möjligheten istället ges till den i storleksordning därefter kommande aktieägaren som ännu inte blivit tillfrågad.
Med undantag för styrelsens ordförande bör ledamöterna i valberedningen inte vara styrelseledamot, verkställande direktör eller annan ledande befattningshavare i Hemtex eller dess dotterbolag.
Namnen på ledamöterna och de aktieägare som de representerar ska offentliggöras senast sex (6) månader före nästa ordinarie bolagsstämma. Styrelsens ordförande ska vara sammankallande till valberedningens första möte, då valberedningens ordförande ska väljas.
3. Mandatperiod
Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning har utsetts.
4. Valberedningens ordförande
Valberedningen ska inom sig välja ordförande, som ska vara annan än styrelsens ordförande. Om inte ledamöterna enas om annat ska den ledamot som representerar den störste aktieägaren utses till ordförande i valberedningen.
5. Förändringar i valberedningens sammansättning
Om någon av de aktieägare som har utsett ledamöter till valberedningen under mandatperioden inte längre tillhör de tre största ägarna ska deras representanter ställa sina platser till förfogande och den eller de aktieägare som tillkommit bland de tre största ska istället ges tillfälle att utse sin representant.
Om inte särskilda skäl föreligger ska dock inga förändringar ske i valberedningens sammansättning om endast marginella förändringar i röstetalet ägt rum eller om förändringen sker mindre än två månader före ordinarie bolagsstämma.
Aktieägare som utsett ledamot till valberedningen äger alltid rätt att entlediga ledamoten och utse en ny representant. Om någon av ledamöterna i valberedningen skulle frånträda sitt uppdrag i förtid ska den aktieägare som representerades av ledamoten ges tillfälle att utse en ersättare.
Förändringar i valberedningens sammansättning ska offentliggöras så snart de skett.
6. Ersättning
Något arvode ska inte utgå till ledamöterna i valberedningen.
Valberedningens ledamöter ska dock ersättas av Hemtex för skäliga utlägg och kostnader, t.ex. kostnader för externa konsulter som bedöms nödvändiga för valberedningens arbete. Därutöver ska Hemtex på begäran av valberedningen tillhandahålla personella resurser såsom sekreterarfunktion för att underlätta valberedningens arbete.
7. Valberedningens uppgifter
Valberedningen ska inför nästa årsstämma presentera förslag till:
i. Ordförande på bolagsstämman
ii. Antalet styrelseledamöter och suppleanter
iii. Styrelseledamöter
iv. Styrelsens ordförande
v. Revisorer (i förekommande fall)
vi. Arvode till styrelsens ordförande och övriga styrelseledamöter
vii. Arvode till revisorerna
viii. Principer för valberedningen
Valberedningens förslag enligt ovan ska framgå av kallelsen till årsstämman.
Därutöver ska valberedningen fullgöra de skyldigheter som följer enligt Koden för bolagsstyrning, såsom att förse bolaget med viss information för att möjliggöra för bolaget att fullgöra sin informationsskyldighet enligt Koden.
